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Le respect et la sécurité de vos données personnelles (Mai 2018)

Depuis le 25 mai 2018, les règles RGPD / GRPD renforce les droits des citoyens de la Communauté Européenne et leur donne le contrôle de l'usage de leurs données personnelles.

Pour nous, vos données restent confidentielles :

• Nous ne revendons jamais vos données
• Vos données sont précieuses : Les échanges sont cryptés (https)
• Informé oui mais pas spammé : Jamais plus de 4 newsletters par an

Nos engagements complets sont accessibles sur notre site vous expliquerons :

• Pourquoi nous nous devons de collecter et stocker de manière sécurisée certaines de vos données personnelles ;
• Dans quels cas il nous est nécessaire de partager vos données avec des tiers autorisés et que la sécurité de vos données sera bien respectée ;
• Quels sont vos droits en matière de confidentialité ;
• Comment gérer vos préférences et qui contacter en cas de réclamation.

Si vous souhaitez mieux comprendre les enjeux de cette nouvelle réglementation et comment elle peut vous impacter, n'hésitez pas à consulter le site de la CNIL.

Nous nous tenons à votre disposition pour toute question et vous remercions encore pour votre fidélité.

Jean-Michel Blatry - Responsable DPO et direction

• Introduction
• Délégué à la protection des données personnelles
• Principes de protection des données personnelles
• Spécificités liées à l'impression des données
• Quelles données personnelles collectons-nous ?
• Traitement des données, pourquoi et pour quand ?
• Sécurité des données personnelles du sujet de données
• Partage des données personnelles du sujet de données
• Vos droits de protection des données
• Cookies
• Nous contacter

INTRODUCTION

KENNEDY PHOTOCOPIE qui dépend de la COPYROOM SARL (28, rue de l'Erbonière - 35510 Cesson-Sévigné) s'engage à protéger la vie privée de ses clients. Pour nous (COPYROOM SARL), les données recueillies via le site internet Kennedy-Photocopie.com restent confidentielles. Nous sommes précis et transparents à propos des informations que nous recueillons, tout comme pour la réutilisation de ces données.

Cette politique définit les sujets suivants :

• Les principes généraux de la protection des données personnelles ;
• Les données personnelles que nous collectons et traitons ;
• Les objectifs de traitement de la collecte de données ;
• Les difficultés liées à l'impression de données ;
• Vos droits concernant vos données personnelles ;
• Comment maintenir et protéger vos données personnelles ;
• Comment se conformer aux règles de protection des données.

DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Copyroom via sa boutique Kennedy Photocopie à Rennes et son site internet Kennedy-Photocopie.com est responsable de la collecte et du traitement des données personnelles de ses clients ou prospects, conformément aux termes et aux objectifs énoncés dans ce document. Les données peuvent être traitées directement par Copyroom ou des entités tierces conformément aux dispositions en vigueur (modules de demande d'informations et de réponse de devis, modules de gestion d'envoi de mails de Joomla…).

Notre directeur, Jean-Michel Blatry devient le délégué à la protection des données (DPO) auprès de la CNIL. Cette désignation porte la référence DPO-2111 et prend effet le 25/05/2018 (contact en bas de page).

Pensez à consulter les nombreuses informations pratiques concernant la mise en conformité de vos traitements de données personnelles sur https://www.cnil.fr/professionnel/

PRINCIPES DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Notre activité nécessite un traitement des données personnelles. Cela peut inclure des données personnelles que nous collectons à travers notre prestation de services, nos engagements clients, nos activités de marketing ou d'autres activités connexes et de support. Les données peuvent être reçues directement d'une personne concernée, par exemple, en personne, par courrier postal, par courrier électronique, par téléphone ou par d'autres sources.

Notre activité nous amène à traiter, imprimer pour nos clients des données personnelles ou des données peuvent être imprimées sur nos matériels. Ces données transitent par des ordinateurs spécialisés en calcul de l'impression (RIP), peuvent être oubliées par le client après avoir été copiées,

Tous les employés et partenaires ne doivent collecter que des données personnelles pertinentes et nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches.

COPYROOM SARL s'engage à respecter les principes de protection des données établis par le RGPD, à savoir :

• Le traitement légal, équitable et transparent - cela signifie que nous devons avoir une base légitime pour traiter des données personnelles, par exemple une relation contractuelle avec la personne concernée, ou un traitement nécessaire pour remplir une obligation légale à laquelle nous sommes soumis. Cela signifie également que nous devons informer les personnes concernées sur le traitement des données d'une manière accessible et facilement compréhensible ;
• Usage - nous ne devrions collecter des données personnelles qu'à des fins spécifiques, explicites et légitimes et ne pas traiter les données au-delà de l'objectif pour lequel elles ont été collectées ;
• Minimisation des données - les données personnelles doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire en ce qui concerne les finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
• Exactitude - nous avons l'obligation de veiller à ce que les données personnelles sont exactes et de garder les données personnelles à jour ;
• Limite de stockage - nous ne devrions pas conserver les données personnelles pendant une période plus longue que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, bien que nous puissions conserver certaines données à des fins historiques et statistiques ;
• Intégrité et confidentialité - assurer la sécurité des données, y compris la protection contre les traitements non autorisés ou illégaux et contre leur perte, destruction ou dommage accidentel, en adoptant les mesures techniques et organisationnelles ;
• Transfert légal vers des pays tiers ou des organisations internationales ; nous ne transférons des données personnelles à des pays tiers ou à une organisation internationale que si la Commission Européenne a confirmé qu'ils fournissent un niveau de protection adéquat ou si des garanties adéquates ont été mises en place
• Droits des personnes concernées : Les propriétaires de données ont plusieurs droits auxquels nous devons répondre, par exemple, le droit d'accès à une copie des données que nous possédons les concernant.

SPÉCIFICITÉS LIÉES À L'IMPRESSION DES DONNÉES

Notre activité nous amène à traiter, imprimer pour nos clients des données personnelles ou des données peuvent être imprimées sur nos matériels.

De nombreux risques de perte ou d'accès involontaires à des données personnelles doivent être anticipés afin de limiter les risques en particulier lorsque :

• Des données transitent par des ordinateurs spécialisés en calcul de l'impression (RIP),
• Un email, des données peuvent être oubliées par le client après avoir été copiées sur le bureau,
• Un accès à une messagerie peut resté actif après une connexion par internet,
• Une clé USB peut être oubliée sur un ordinateur,
• Des photocopies ou vos originaux être restés sur place

Les procédures prennent en compte ces risques particuliers afin de mettre en place les solutions les plus adaptées à chaque risque.

De plus, les fichiers envoyés pour impression via notre formulaire de demande de devis sont conservés jusqu'à 60 jours, au-delà de cette période les fichiers sont automatiquement supprimés.

QUELLES DONNÉES PERSONNELLES COLLECTONS-NOUS ?

Les données personnelles se définissent comme toutes les informations relatives à la personne concernée qui permettent de l'identifier, telles que le nom, les coordonnées, les informations d'accès à notre site Web par la personne concernée, les données de paiement et le détail des produits ou services acquis.

Nous pouvons collecter des données personnelles de la personne concernée lors de son inscription sur notre site Web, dans le but d'envoyer ou recevoir des informations à travers les formulaires disponibles, comme l'enregistrement de communications commerciales ou de demande d'information et de devis.

Par exemple, pour les demandes de devis, les pièces jointes envoyées via le formulaire sont rattachées à vos coordonnées personnelles. Plus précisément, les données personnelles collectées seront les suivantes :

• a) Nom ;
• b) Prénom ;
• c) Adresse (s) ;
• d) E-mail ;
• e) Numéro de téléphone.
• f) Adresse IP
• g) Pièces jointes (jpg, pdf, txt, doc, ai...)

NB : Les pièces jointes transmises pour les demandes de devis et d'impression sont supprimées au bout de 13 mois

TRAITEMENT DES DONNÉES, POURQUOI ET POUR QUAND ?

L'utilisation des données personnelles est rendu obligatoire afin que nous puissions vous envoyer nos communications, produits et services dans le but de gérer vos commandes en ligne, leurs livraisons, ainsi que les garanties applicables. Les données collectées automatiquement et de manière anonyme via un ensemble de moyens informatiques sont temporairement enregistrées dans des fichiers propres et automatiquement supprimées après une certaine période.

La collecte de ces données a des objectifs purement techniques, tels que la configuration de la connexion, la sécurité du système, la gestion technique du réseau et l'optimisation du site Web. Les données auxquelles nous nous référons sont les suivantes :

• a) l'adresse IP du processeur demandeur ;
• b) la date et l'heure d'accès ;
• c) le volume de données communiquées ;
• d) les données d'identification du logiciel du navigateur et du système d'exploitation ;
• e) les données géographiques ;
• f) Source ou origine à partir de laquelle vous avez accédé à notre site Web
• g) Pages visitées sur le site Web et temps de visualisation sur les pages
• g) Pièces jointes envoyées via le formulaire de contact (jpg, pdf, txt, doc, ai...)

La collecte de ces données est nécessaire pour surveiller et empêcher l'utilisation non autorisée ou les activités qui peuvent être illégales (par exemple pour maintenir et assurer la sécurité en cas d'attaque des systèmes informatiques).

Nous présentons les bases de la légalité possible pour votre traitement de données personnelles :

• Exécution du contrat : le traitement est nécessaire pour l'exécution d'un contrat dans lequel la personne concernée est une partie ou pour les procédures précontractuelles requises par la personne concernée ;
• Obligation légale : le traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation légale à laquelle le contrôleur est soumis ;
• Défense des intérêts vitaux de la personne concernée : le traitement est nécessaire pour protéger les intérêts vitaux de la personne concernée ou d'un autre individu ;
• Exercer des fonctions d'intérêt public ou d'autorité : le traitement est nécessaire pour remplir des fonctions d'intérêt public ou pour exercer l'autorité officielle du contrôleur qui est investi ;
• Intérêts commerciaux légitimes : le traitement est nécessaire pour les intérêts légitimes des contrôleurs ou des tiers, sauf si ces intérêts sont remplacés par des intérêts de la personne concernée ou des droits et libertés fondamentaux exigeant la protection des données personnelles, notamment lorsque la personne concernée est un enfant.
• Consentement de la personne concernée : la personne concernée a donné son consentement au traitement de ses données personnelles pour un ou plusieurs buts spécifiques ;

Seuls les jeunes âgés de 16 ans ou plus sont autorisés à donner leur consentement. Dans le cas des enfants mineurs, le consentement des parents ou tuteurs des enfants est requis.

Aucune donnée personnelle ne sera conservée plus longtemps que nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel les données ont été collectées. Pour déterminer la période de conservation appropriée, les critères pris en compte sont : la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles et les objectifs du traitement.

Les périodes au cours desquelles il est nécessaire de conserver des données personnelles en raison d'obligations légales ou de répondre à des plaintes ont été prises en compte.

Les données personnelles seront supprimées en toute sécurité après la période de conservation définie.

Il sera pris en considération, au fil du temps, des actions pour minimiser les données personnelles en cours de traitement, et évalué la possibilité de leur anonymisation afin qu'elles ne puissent pas être associées à la personne concernée, ni l'identifier, auquel cas il est possible d'utiliser cette information sans être notifié à nouveau.

SÉCURITÉ DES DONNÉES PERSONNELLES DU SUJET DE DONNÉES

COPYROOM SARL respecte les meilleures pratiques en matière de sécurité et de protection des informations et des données personnelles et a adopté un programme exigeant de politiques et de règles pour assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations qui traitent et relèvent de sa responsabilité.

Ce programme est connu de tous les employés et partenaires de COPYROOM SARL. La politique générale de sécurité des informations COPYROOM SARL établit un large ensemble de mesures techniques et organisationnelles, structurées dans divers domaines de sécurité, y compris :

• 1) des mesures de sécurité logiques, telles que l'utilisation de pare-feu et de systèmes de détection d'intrusion, l'existence d'une politique d'accès à l'information et de journalisation ;
• 2) des mesures de sécurité physique, parmi lesquelles un contrôle strict de l'accès aux installations physiques COPYROOM SARL par les employés, les partenaires et les visiteurs, ainsi qu'un accès très limité et surveillé en permanence aux infrastructures technologiques essentielles COPYROOM SARL ;
• 3) D'autres mesures telles que le masque, le cryptage et l'anonymisation des données personnelles, ainsi qu'un ensemble de mesures visant à respecter le principe de la vie privée dès sa conception et par défaut. Chaque fois que COPYROOM SARL utilise des entreprises tiers ou des tiers, elles seront responsables de se conformer à la législation applicable, aux données personnelles qu'elles doivent communiquer et s'assureront que :
  • (i) le partage de données personnelles est conforme à la réglementation légale en vigueur ;
  • (ii) la transmission est faite en toute sécurité
  • (iii) les sous-traitants ou les tiers sont contractuellement tenus de respecter les obligations de confidentialité et de secret et d'assurer la sécurité des données personnelles. Ces données ne peuvent être utilisées à d'autres fins, pour son propre bénéfice ou celui d'un tiers, ni pour être corrélées avec d'autres données disponibles.

PARTAGE DES DONNÉES PERSONNELLES DU SUJET DE DONNÉES

Les données personnelles de la personne concernée peuvent être partagées avec d'autres sociétés du groupe Copyroom.

Les données personnelles de la personne concernée peuvent également être partagées avec les tiers suivants aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité :

• a) les autorités gouvernementales, les forces de police et les régulateurs ;
• b) les fournisseurs de services (courrier électronique, site web, transporteurs, institutions financières / d'assurance, sécurité et surveillance) ;
• c) les outils d'analyse pour les visites de sites Web.

VOS DROITS DE PROTECTION DES DONNÉES

Selon la loi, la personne concernée a le droit de demander :

• Des informations sur le fait de savoir si nous détenons des données personnelles sur des personnes concernées et, dans l'affirmative, quelles données et pourquoi nous les détenons ;
• L'accès aux données personnelles, recevoir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet et vérifier que nous les traitons de manière légitime ;
• La rectification des données personnelles que nous détenons à votre sujet afin de compléter, à tout moment les données manquantes ou inexactes que nous avons sur vous ;
• La suppression de ses données personnelles à tout moment lorsqu'une période de stockage est atteinte ou que le traitement des données n'est plus licite. Vous aurez également le droit de nous demander de supprimer ou d'effacer vos données personnelles dans les cas où vous avez exercé votre droit de vous opposer au traitement (voir ci-dessous) ;
• L'opposition au traitement des données personnelles dans les cas où nous dépendons d'un intérêt légitime (ou d'un tiers) et qu'il existe une raison valable de s'y opposer. Vous avez également le droit de vous opposer dans les cas où nous traitons des données personnelles à des fins de marketing direct ;
• L'opposition à la prise de décision automatique, y compris le profilage ;
• La limitation du traitement des données en exigeant la suspension du traitement des données personnelles ;
• La portabilité des données personnelles sous une forme structurée et électronique pour vous ou une autre entité ;
• De retirer le consentement. Dans les circonstances limitées dans lesquelles vous avez donné votre consentement à la collecte, au traitement et au transfert de vos données personnelles pour une raison particulière, la personne concernée a le droit de retirer son consentement pour ce traitement particulier à tout moment.

Dans notre cas, nous avons décidé de conserver les données personnelles recueillies via ce site internet durant une période de 26 mois.

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, veuillez utiliser nos contacts ci-dessous.

Vous n'aurez pas à payer de frais pour accéder à vos informations personnelles (ou pour exercer les autres droits). Cependant, nous pouvons vous facturer des frais raisonnables si votre demande d'accès est clairement excessive ou non fondée. Alternativement, nous pouvons refuser de répondre à la demande dans de telles circonstances.

Nous pouvons avoir besoin de vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et garantir votre droit d'accès à l'information (ou d'exercer l'un des autres droits). C'est une autre mesure de sécurité appropriée pour s'assurer que les renseignements personnels ne sont pas divulgués à quiconque n'ayant pas le droit de les recevoir.

COOKIES

Qu'est-ce que les cookies ?

Afin de fournir un service plus personnalisé, ce site utilise des cookies pour collecter et stocker des informations. Un cookie est un ensemble de données stocké sur l'appareil à partir duquel certaines pages Web sont accessibles. Ce type de fichiers ne peut pas endommager votre équipement. Les cookies permettent, entre autres, de stocker et d'extraire des informations sur l'utilisation du site Web, ce qui nous permet d'améliorer sa qualité et de vous offrir une meilleure expérience d'utilisation.

En naviguant sur notre site Web, le visiteur accepte que nous pouvons mettre des cookies sur votre appareil et y accéder lorsque vous visitez le site à l'avenir.

Si vous souhaitez supprimer les cookies déjà présents sur votre ordinateur, consultez la section d'aide et de support de votre navigateur Internet pour savoir comment localiser le fichier ou le répertoire qui stocke les cookies. Vous pouvez trouver plus d'informations sur les cookies, comment les empêcher et comment les supprimer sur le site de la CNIL (https://www.cnil.fr/fr/cookies-et-autres-traceurs). Veuillez noter que si nous supprimons nos cookies ou désactivons les futurs cookies, vous pouvez ne pas être en mesure d'accéder à certaines zones ou fonctionnalités de notre site.

Le site utilise ces types de cookies :

• Cookies techniques : ces cookies vous permettent de naviguer sur le site et d'utiliser des fonctionnalités telles que le panier.
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Quels sont les cookies émis sur notre site pour nous-même et pour son bon fonctionnement ?

Les cookies émis par nous-même sur notre site sont de deux types :

• Les cookies générés par noter hébergeur web OVH qui sont nécessaires au bon fonctionnement technique du site
• Les cookies Google pour assurer les mesures d'audience du site (Google Analytics)

Cookies internes nécessaires au site pour fonctionner

• Ces cookies start ne concernent essentiellement que le bon fonctionnement du site et de son serveur d'hébergement.
• Le cookie Joomla concerne l'accès au site par l'utilisateur.
• Le cookie __lglaw est utilisé pour le bandeau d'alerte de cookie requis par la loi lors de la connexion au site par l'utilisateur

Cookies externes nécessaires au site pour fonctionner

• Ce sont les marqueurs Google Analytics pour les mesures d'audience du site.
• Et les marqueurs du sevice AddThis qui gèrent les boutons de partage des réseaux sociaux Facebook, Twitter, Pinterest...

Vous pourrez constater que des nombreux autres cookies peuvent apparaître lors de votre visite sur notre site tels que ceux de Facebook, Twitter, Pinterest... Ces cookies ne sont générés que si vous êtes déjà connectés à ces comptes de réseaux sociaux et ce sont eux qui génèrent les informations de traçage de vos navigations. Dans ce cas, nous ne récupérons pas ces données et vous devez vous informer vers leurs propres politiques en matière de confidentialité pour en savoir plus.

NOUS CONTACTER

La personne concernée peut contacter KENNEDY PHOTOCOPIE et COPYROOM SARL pour toutes les questions relatives au traitement de ses données et à l'exercice des droits conférés par la législation applicable via le formulaire de contact du site Kennedy-Photocopie.com.

COPYROOM et KENNEDY PHOTOCOPIE via le site s'engage à ne pas divulguer ou revendre ces données à des tiers. Nous nous engageons à respecter les dispositions de la « Loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 ».

De plus, selon l'art. 34 de la loi « Informatique et Libertés » du 1^er août 2000, vous disposez d'un droit d'accès, de modification, de rectification et de suppression des données des informations personnelles collectées via le site www.kennedy-photocopie.com. Pour exercer ce droit, vous pouvez nous envoyer un courrier électronique à l'adresse suivante : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

ou alors nous adresser un courrier à cette adresse :

KENNEDY PHOTOCOPIE

12, Cours J.F. Kennedy Quartier Villejean - 35000 RENNES

Toute l'équipe de Kennedy Photocopie vous remercie pour la confiance que vous lui accordez...

Charte d'utilisation du Système d'Information de la SARL COPYROOM (extraits)

Préambule

La présente charte définit les règles d'usages et de sécurité du système d'information que la sarl CopyRoom et l'utilisateur s'engagent à respecter. Elle précise les droits et devoirs de chacun.

Par « système d'information » s'entend l'ensemble des moyens matériels, logiciels, applications, bases de données, images, polices de caractère, documents et réseaux de télécommunications, pouvant être mis à disposition ou être accessibles à partir du système d'Information de la sarl CopyRoom. L'informatique nomade (clés USB, assistants personnels, ordinateurs portables, téléphones mobiles, etc...) est également un élément constitutif du système d'information qu'il soit connecté directement à un matériel ou via un réseau.

Le terme « client » désigne spécifiquement les personnes ou entités accédant aux ressources informatiques de la sarl CopyRoom ou permettant aux salariés de CopyRoom d'avoir accès à leur propre système ou données. Soit en libre-service pour un accès internet, soit par accès à des fichiers mis à disposition sur nos serveurs.

Le terme « utilisateur » désigne toute personne ayant accès, dans le cadre de l'exercice de son activité professionnelle, aux ressources du système d'information quel que soit son statut. Il s'agit notamment de :

• tout salariéquel que soit son statut, CDI ou CDD,intérimaire, stagiaire, dépendant de la sarl CopyRoom ;
• tout client accédant aux systèmes d'information, à titre onéreux ou gratuitement ;
• tout prestataire, technicien ou intervenant extérieur ayant un contrat avec la sarl CopyRoom.

Le bon fonctionnement du système d'information suppose le respect des dispositions législatives et réglementaires concernant la sécurité, la performance des traitements et la conservation des données.

Engagements de la sarl CopyRoom

La sarl CopyRoom met en œuvre toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité du système d'information et la protection des utilisateurs.

La sarl CopyRoom facilite l'accès des utilisateurs aux ressources du système d'information. Les ressources mises à leur disposition sont prioritairement à usage professionnel mais la sarl CopyRoom est tenue de respecter l'utilisation ponctuelle du système d'information à titre privé.

Engagements de l'utilisateur et du client

L'utilisateur est responsable, en tout lieu, de l'usage qu'il fait du système d'information auquel il a accès ou lorsqu'il donne accès à des tiers. Il a une obligation de réserve et de confidentialité à l'égard des informations et documents auxquels il accède. Cette obligation implique le respect des règles d'éthique professionnelle et de déontologie.

En tout état de cause, l'utilisateur est soumis au respect des obligations résultant de son statut ou de son contrat.

Le client accepte les obligations de la Charte d'utilisation du Système d'Information liées à l'accès au réseau informatique, aux ressources ou à l'affichage des données. L'acceptation tacite de la présente Charte d'utilisation du Système d'Information est réputée faite dès l'accès au matériel informatique, aux imprimantes ou aux photocopieurs.

Charte d'utilisation du Système d'Information

Article I. Champ d'application

Les règles d'usage et de sécurité figurant dans la présente charte s'appliquent :

• aux salariés ou stagiaires de la sarl CopyRoom sur nos propres systèmes d'information ou sur ceux de nos clients (par accès direct aux ressources, données du client, par utilisation du matériel informatique du client [ordinateur ou supports amovibles])
• aux utilisateurs clients ou intervenants extérieurs.

L'intrusion non autorisée dans le système d'information de la sarl CopyRoom peut être considérée comme une infraction (le fait d'accéder ou de se maintenir frauduleusement dans tout ou partie d'un système de traitement automatisé de données est punie de deux ans d'emprisonnement et de 30 000 Euros d'amende (Article 323- 1 alinéa 1 du Code pénal).

L'annexe I encadre les missions du Responsable de Système d'Information. L'annexe II encadre les responsabilités spécifiques des responsables de magasin.

Article II. Conditions d'utilisation du système d'information

Section II.1.0 Règles de base

II.1.0.1.Conditions d'accès

Le droit d'accèsd'unutilisateur aux ressources informatiques est soumis à autorisation. Ce droit est personnel et incessible. Il disparaît dès que son utilisateur ne remplit plus les conditions qui lui ont autorisé l'accès.

Le Client a un usage temporaire du système d'information à des fins d'impression, de création de document en libre-service ou d'accès à internet. Ce droit d'accès disparait dès le départ des locaux.

II.1.0.2.Informations individuelles concernant l'utilisateur

Si l'accès au système d'information le nécessite, chaque utilisateur sera tenu de fournir des informations valides : adresses personnelle et/ou professionnelle, numéro de téléphone… permettant de le contacter en cas d'incident informatique. Il s'engage à notifier toute modification de ces informations.

II.1.0.3.Respect du caractère à priori confidentiel des informations

En l'absence d'une autorisation explicite, toute tentative d'accès à des informations détenues par d'autres utilisateurs est considérée comme illicite.

II.1.0.4.Sécurité de vos transactions et code d'accès

Les clients sont invités à saisir leur code bancaire ou leurs identifiants et mots de passe à l'abri des regards.

Section II.1.1 Mot de Passe

Le choix d'un mot de passe non trivial et son changement en cas de doute, notamment lorsqu'il a été utilisé à partir d'un poste connecté à un réseau extérieur non sécurisé, est une obligation pour l'utilisateur.

En cas d'absence, même temporaire, il est impératif que l'utilisateur verrouille l'accès au matériel qui lui est confié, dès lors que celui- ci contient des informations à caractère professionnel.

Un mot de passe peut être donné à certains utilisateurs pour accéder à des logiciels partagés (exemple ; logiciel de comptabilité) ou des codes bancaires pour effectuer des paiements nécessaires à nos activités.

La confidentialité est impérative et aucun mot de passe ou code de toute nature ne doit être transmis sans autorisation du RSI ou de la Direction.

Section II.1.2 Antivirus

La sarl CopyRoom a mis en place des anti- virus sur son parc informatique.

Ces outils sont actualisés quotidiennement afin d'avoir la protection la plus efficace possible contre toute intrusion de virus. Les mises à jour se font automatiquement.

Il est formellement interdit à tout utilisateur de désinstaller l'anti- virus installé sur son PC ou d'en installer un autre sans l'accord du RSI.

Section II.1.3 Modifications matérielles ou logiciels

Le Client ne doit en aucun cas modifier l'environnement logiciel ou matériel

auquel il a accès. En cas de message l'invitant à effectuer une mise à jour ou signalant un virus, le Client doit prévenir un salarié de la sarl CopyRoom afin de résoudre le problème.

L'Utilisateur ne doit pas modifier la configuration de son poste de travail et des autres équipements mis à sa disposition ou confié par des Clients, sans l'accord de l'administrateur du système d'information.

En particulier :

• Il n'ajoute pas et ne retire pas de composant matériel (disque dur, carte réseau, etc…),
• Il n'installe pas de logiciels mais peut valider les mises à jour automatiques proposées des logiciels existants,
• Il ne tente pas de modifier ou de désactiver les mécanismes de protection (antivirus, paramétrage des mots de passe, installation des correctifs de sécurité, etc…)

En cas de besoin justifié, il s'adresse au RSI qui effectue les opérations nécessaires.

Section II.1.4 Accès aux ressources des Clients.

Les salariés de la sarl CopyRoom prennent en charge les impressions de fichiers à partir de supports amovibles physiques (clé USB, CD, DVD, ordinateur connecté, tablette etc…) et sont soumis à l'obligation de réserve et de confidentialité absolue sur les informations, données, photos, plans qu'ils auraient pu consulter ou imprimer pour le compte des Clients.

En cas d'accès aux ressources distantes des Clients, protégés ou non par mot de passe, les mêmes réserves de confidentialité sont appliquées. Les délais de réalisation des impressions ne commencent qu'une fois le téléchargement de la totalité des fichiers effectué.

En cas de prise de contrôle du matériel informatique distant du Client ou d'accès à un dossier par login/MDP, aucun fichier ne devra être téléchargé ou uploadé en dehors des fichiers nécessaires à l'impression ou à l'intervention demandée.

Section II.1.5 Corruption de fichiers, Dommages ou Perte de supports amovibles.

La sarl CopyRoom décline toute responsabilité quant à l'infection éventuelle d'un support amovible (clé USB, disque dur, ordinateur, tablette, téléphone…) connecté à notre réseau ou à un poste informatique ou directement sur un photocopieur ou imprimante. Le contenu des supports qui pourraient nous être confiés ou être utilisés sur notre parc informatique est réputé être une copie de travail du ou des fichier(s) original(aux).

Tout dommage, qui pourrait être de notre responsabilité, concernant des fichiers infectés ou détruits, ne pourrait donner lieu à un quelconque dédommagement.

Tout dommage occasionné à un support physique (clé USB, disque dur, ordinateur, tablette, téléphone…) connecté directement sur nos matériels ou relié par réseau et endommagé suite à une surtension électrique ou tout problème relevant de notre responsabilité, ne donnera lieu qu'au remplacement dudit matériel ou au remboursement de sa valeur actualisée au jour du sinistre.

Tout support confié à un salarié ou un stagiaire de la sarl CopyRoom est de fait sous notre responsabilité. Le bris de matériel, perte de support, ne donnera lieu qu'au remplacement dudit matériel ou au remboursement de sa valeur actualisée, le jour de la perte ou de la destruction du support.

Section II.2.0 Utilisation professionnelle / privée

Le système d'information est destiné à des usages professionnels conformes aux missions de la sarl CopyRoom.

L'utilisation résiduelle du système d'information à titre privé est admise sous réserve qu'elle soit licite, non lucrative (interdiction total de la pratique des « jeux d'argent et de hasard en ligne ».) et raisonnable en termes de fréquence et de durée. Le surcoût qui en résulte doit demeurer négligeable au regard du coût global d'exploitation.

A ce titre, aucun abonnement à des services ou achat quelconque ne doit être réalisé par paiement effectué en différé sur la facture de l'opérateur télécom. (achat de « sonnerie » ou musique par exemple).

Il appartient à l'utilisateur de conserver ses données à caractère privé dans un espace prévu à cet effet en mentionnant le caractère privé sur la ressource de stockage (exemple : "PRIVE- nom-de-la-ressource"). Toute autre information est réputée à usage professionnel. La sauvegarde des données à caractère privé est effectuée avec les données professionnelles lorsqu'elles figurent sur un espace inclus dans le plan de sauvegardes automatiques de l'entité ; leur copie sur un support privé incombe à l'utilisateur. En l'absence de plan de sauvegardes automatiques, celles- ci doivent être effectuées par l'utilisateur. Il veillera alors à effectuer la copie régulière des données professionnelles sur un support fourni par l'entité et celle des données à caractère privé sur un support privé.

En cas de départ ou de décès, les données à caractère privé figurant sur le poste de travail ou tout autre matériel informatique mis à disposition par l'Entreprise, seront remises au salarié ou aux ayants droits, sur demande, au même titre que les affaires personnelles retrouvées sur le lieu de travail.

Section II.2.1 Utilisation de matériel personnel / professionnel

L'usage de ressources informatiques personnelles (un ordinateur, une tablette, un téléphone, un objet connecté, une clé USB,…) achetées sur des crédits personnels, lorsqu'elles sont utilisées pour accéder au système d'information de la sarl CopyRoom, ne doit pas remettre en cause ou affaiblir la sécurité en vigueur dans l'établissement.

Lorsque des données professionnelles (propriété de la sarl CopyRoom) sont présentes sur des ressources informatiques personnelles, il incombe à l'utilisateur de mettre tout en œuvre pour protéger ses données.

Le personnel, disposant de ressources informatiques professionnelles (un ordinateur, une tablette, un téléphone, un objet connecté, une clé USB,…) fournies par la sarl CopyRoom, accepte la politique de gestion de ses ressources mise en place par la sarl CopyRoom. A la fin de la mission lui ayant valu mise à disposition du matériel, l'utilisateur s'engage à le restituer à l'établissement.

Section II.3. Continuité de service : gestion des absences et des départs

II.3.0.Fichiers personnels et professionnels

Aux seules fins d'assurer la continuité de service, l'utilisateur informe sa hiérarchie des modalités permettant l'accès aux ressources mises spécifiquement à sa disposition. Il communiquera à son éventuel successeur la documentation technique électronique ou papier, les procédures mises en œuvre, les fichiers et données de toute nature permettant la continuité du travail.

L'utilisateur est responsable de son espace de données à caractère privé et il lui appartient de le détruire au moment de son départ. Les données professionnelles restent à la disposition de l'employeur et ne peuvent en aucun cas être altérées, modifiées ou supprimées. En tout état de cause les données non situées dans les répertoires « privé », « personnel » ou « confidentiel », sont considérées comme des données appartenant à l'établissement qui pourra en disposer.

Section II.4. Conformité aux règlements et lois en vigueur

II.4.1.Respect de la propriété intellectuelle

La sarl CopyRoom rappelle que l'utilisation des ressources informatiques implique le respect de ses droits de propriété intellectuelle ainsi que ceux de ses partenaires et plus généralement, de tout tiers titulaire de tels droits. En conséquence, chaque utilisateur doit :

• utiliser les logiciels dans les conditions des licences souscrites (notamment effectuer les éventuelles copies de manière strictement conforme aux dispositions prévues) ;
• ne pas reproduire, copier, diffuser, modifier, télécharger, uploader ou utiliser tout document numérique protégé par le droit d'auteur ou un droit privatif, sans avoir obtenu préalablement l'autorisation des titulaires de ces droits ;
• respecter le droit des marques.

II.4.2.Respect de la législation concernant le droit à la vie privée

Le droit à la vie privée, le droit à l'image et le droit de représentation impliquent qu'aucune image ou information relative à la vie privée d'autrui ne doit être mise en ligne ou utilisée sans l'autorisation de la personne intéressée.

II.4.3.Respect des clauses contractuelles des ressources électroniques

L'accès aux ressources documentaires électroniques (éditoriales ou illustratives : photos, dessins, vecteurs…) doit s'effectuer dans les conditions contractuelles des licences souscrites par la sarl CopyRoom.

II.4.4.Affichage de documents réservé aux personnes majeures

L'accès au contenu pornographique, violent, révisionniste ou aux fichiers illégaux est interdit.

L'affichage dans un lieu public d'images à caractère pornographique, violentes ou susceptible de heurter la sensibilité de clients du magasin est totalement interdit et tombe sous notre responsabilité. Aussi en cas d'infraction, la Direction avertira la gendarmerie et un dépôt de plainte sera susceptible d'être réalisé.

II.4.5.Respect des lois concernant la diffusion de l'information

L'utilisation des moyens informatiques mis à disposition par la sarl CopyRoom doit respecter la réglementation en vigueur. En particulier, la diffusion de messages diffamatoires ou injurieux, les provocations et apologies (crime, racisme, négationnisme, crime de guerre...), l'accès, la détention,

la diffusion d'images à caractère pédophile ou pornographique, la publication d'informations confidentielles sans autorisation préalable ou en violation du droit de la propriété intellectuelle sont strictement interdits.

II.4.6.Respect de la loi « informatique et libertés »

L'utilisateur est informé de la nécessité de respecter les dispositions légales en matière de traitement automatisé de données à caractère personnel, conformément à la loi n° 78- 17 du 6 janvier 1978 dite «Informatique et Libertés» modifiée.

Les données à caractère personnel sont des informations qui permettent, sous quelque forme que ce soit, directement ou indirectement, l'identification des personnes physiques auxquelles elles s'appliquent.

Toutes les créations de fichiers comprenant ce type d'informations et demandes de traitement afférent, y compris lorsqu'elles résultent de croisement ou d'interconnexion de fichiers préexistants, devra en accomplir les formalités préalables auprès de la direction et informer les personnes concernées (type de données collectées, traitements, destinataires, etc.).

Par ailleurs, conformément aux dispositions de cette loi, chaque utilisateur dispose d'un droit d'accès et de rectification relatif à l'ensemble des données le concernant, y compris les données portant sur l'utilisation du système d'information. Ce droit s'exerce auprès du responsable du traitement.

Copyroom / Kennedy Photocopie
28, rue de l'Erbonière
35510 Cesson-Sévigné

Toute l'équipe de Kennedy Photocopie vous remercie pour la confiance que vous lui accordez...

Charte d'utilisation du Système d'Information de la SARL COPYROOM(Version 2015)

Vous pouvez aussi consulter le totalité de notre Charte d'utilisation du Système d'Information de la SARL COPYROOM sur le site de Copyroom ici : https://www.copyroom.fr/charte-informatique.html

Vous pouvez télécharger ce document au format PDF ici :

Charte d'utilisation
Charte d'utilisation du Système d'Information de Copyroom
(Fichier PDF - 8 pages - 1,1 Mo)

 

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